تتطلب معظم الأشياء التي نرغب في القيام بها، مثل استخدام الوقت للعمل والعائلة والأصدقاء والهوايات، تنظيمًا جيدًا لتوازن بينها.
ولكن هناك عقبة تمنعنا من تحقيق هذا التوازن، وهي كيفية تنظيم هذه الرغبات أو المهام وإدارة وقتنا بشكل فعال. الحل لهذه المشكلة يكمن في تحديد الأولويات وفهم أهمية إدارة الوقت وتطبيق الأساليب الصحيحة للتنظيم وزيادة الإنتاجية.
تلك هي المهارات التي يجب تعلمها وتطبيقها حتى نشعر بالرضا عن أيامنا ونتحقق ونحقق أهدافنا. سوف نقدم في هذا المقال بعض النصائح لتطوير هذه المهارات الثلاث وسنتحدث عن طرق تحديد الأولويات وخطوات وتطبيقات تزيد من إنتاجيتك وكذلك كيفية إدارة وقتك.
أولًا: تحديد الأولويات
١- إدارة الوقت
المفكر الشهير ستيفن كوفي يصف التحدي بطريقة أخرى قائلًا: "هذه التسمية ليست صحيحة، فالتحدي ليس في إدارة الوقت بل في إدارة أنفسنا". أيًا كانت التسمية التي تفضلها، ستساعدك بالتأكيد في تحديد أولوياتك وبالتالي تحقيق نوعية حياة أفضل. لنلقِ نظرة على هذا المفهوم:
كما تلاحظ، هناك:
١- مهم وعاجل
تشمل المسائل المهمة والعاجلة والتي تحتاج إلى رد فوري وحل سريع. قد لا تكون بعض المسائل في هذه الفئة ذات تأثير كبير على مستقبلك. في هذه الفئة، فقط مواعيد الاجتماعات والاتصالات الهاتفية الملحة والمشاريع التي يجب تسليمها في الوقت المحدد تكون ضمن اهتماماتك.
مثال على المسائل المهمة والعاجلة: اجتماع طارئ في كليتك، اتصال هاتفي من مدرسك في الجامعة، امتحان يجب أن تقدمه أو مشروع يجب أن تسلمه في الموعد النهائي لمديرك.
٢- مهم وغير عاجل
تشمل المسائل المهمة ولكن ليست ضرورية في الحال. إنها في الواقع يتضمن هذا القسم الأمور المهمة وغير العاجلة، وهو القسم الأكثر أهمية في الموضوع. تشمل هذه الأمور القضايا الحاسمة في حياتك مثل بناء علاقاتك، ووضع خطة لمستقبلك المهني أو الأكاديمي، واكتساب مهارات جديدة، وغيرها. على الرغم من أنها غير عاجلة، إلا أن التأخير في التعامل معها قد يكلفك الكثير ويؤثر على نجاحك في الحياة.
بعض أمثلة الأمور المهمة وغير العاجلة: تطوير مهاراتك في اللغة الإنجليزية، تحديث سيرتك الذاتية، وتأمين مصدر دخل ثابت للتقاعد.
٣- غير مهمة وعاجلة
الأمور غير المهمة والعاجلة في نفس الوقت. قد نواجه أحيانًا ظروفًا أو مشكلات تتطلب استجابة سريعة، ولكن لها تأثير ضئيل على المدى البعيد. رغم ذلك، الكثير من الناس يولون لها اهتمامًا زائدًا ويهدرون وقتهم في مسائل غير ذات أهمية. مثال على ذلك هو تخصيص وقت كبير لإصلاح تفاصيل صغيرة في تقرير أو عرض تقديمي، بينما لا يؤثر ذلك على جودة العرض أو فعاليته.
٤- غير مهمة وغير عاجلة
يؤثر محيطنا بنا بشكل كبير، وكل ما يحول دون تحقيق أهدافنا هو غير مهم وغير عاجل. من أمثلة ذلك هم زملاء العمل والأصدقاء الذين ليس لديهم أهداف واضحة أو خطط للمستقبل، إشعارات الهاتف المحمول، وقضاء وقت طويل على وسائل التواصل الاجتماعي. بعد التعرف على هذه النقاط الأربع لإدارة الوقت، يجب تعبئتها وقدرًا وفقًا لمستوى أهمية المهمة واستعجالها.
يعجبني منهج وارن بافيت، يعتبر رجل أعمال ومستثمرا ناجحا في سوق الأوراق المالية في نيويورك. قام وارن بافيت بتطوير منهجه الخاص لتحقيق النجاح المعروف بـ"منهج وارن بافيت"، ويتضمن الخطوات التالية:
- وضع خمسة وعشرين هدفًا يتطلع المرء لتحقيقها على مدار الأسبوع أو الشهر أو السنة، أو حتى على المدى البعيد في الحياة.
- اختيار خمسة من هذه الأهداف بناءً على أولويتها وتدوينها.
- تكوين قائمتين، الأولى تتضمن الأهداف الخمسة المختارة بناءً على أهميتها، والثانية تتضمن العشرين هدفًا المتبقية.
ووفقًا لمنهج وارن بافيت، ينبغي البدء بالأهداف الخمسة المحددة والتركيز على إنجازها بشكل كامل. الأهمية تكمن في العمل على المهام التي تعزز مستقبلك وتساعدك في تجنب المشاكل المحتملة.
ثانيًا: العناصر الأساسية لزيادة الإنتاجية
- إدارة التركيز: قم بتحديد قائمة مهام واضحة في بداية كل يوم وتجنب التشتتات مثل وسائل التواصل الاجتماعي والمقاطعات والمكالمات الطويلة.
- إدارة المهام: قم بتحديد أولوياتك واستخدم مبدأ 20/80 الذي يعني أن 20% من العمل يسهم في 80% من النتائج.
- إدارة التواصل: تعلم كيفية رفض الطلبات غير المناسبة وكيفية تنظيم الاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية واللقاءات الشخصية بطريقة لائقة. حاول تقليل التشتتات من أجل زيادة الإنتاجية.
- إدارة البيئة: تأثير البيئة التي تعمل فيها على إنتاجيتك كبير، لذا حافظ على نظام محيط العمل مثل المكتب والكمبيوتر المحمول أو المنزل، وانتقِ ما تحتاجه فقط وتذكر أن تنظم كل مجهود يزودك بعوائد مضاعفة.
- إدارة التعلم: تعزيز الإنتاجية يتطلب معرفة، لذا حاول تعلم المزيد حول عملك وكيفية التخطيط وتنظيم وقتك.
ثالثًا: نصائح لإدارة الوقت بشكل فعال
1. نحن نتمتع بسيطرة كاملة على وقتنا. لذلك، عندما تقوم بعمل ما، تأكد أنك ترغب في أداء هذه المهمة.
2. تعلم كيف تقول "لا"!
3. قم بإعداد قائمة مهام لتنظيم أولوياتك وإدارة وقتك. قم بكتابتها قبل النوم أو عند الاستيقاظ، حتى تتمكن من رؤية جميع مهامك والاستمتاع بشعور الإنجاز عند انتهاء كل مهمة.
قانون باركنسون وإدارة الوقت
لنبدأ بمثال: إذا أعطيتك مهمة لكتابة مقال في أسبوع، فمن المحتمل أن تقوم بإنجاز المهمة في اليومين الأخيرين قبل الموعد النهائي. هذا يعرف بقانون باركنسون حيث يتم استغلال الوقت المتاح لملء العمل.
ومن العادة أن نحدد مواعيد نهائية بعيدة جدًا عندما نواجه مهمة صعبة. لذا، إليك بعض النصائح لتجنب الوقوع في هذا الفخ:
- حدّد الوقت اللازم لإنجاز العمل بشكل واقعي وأكمل العمل بجودة عالية.
- ضع موعدا نهائيا وهميا مبكرا، على سبيل المثال، قبل ثلاثة أيام من الموعد الحقيقي. ستكون قادرًا على إكمال المهمة بدون تأجيل وستتمكن من إجراء التدقيق والمراجعة إذا كنت قد انتهيت من المهمة قبل الموعد النهائي الفعلي.
- قم بمكافأة نفسك إذا تمكنت من إنهاء المهمة قبل الموعد.
أخيرًا، حافظ على عدم إضاعة الوقت واستثمره فيما يفيدك ويساعدك في المستقبل. هناك العديد من التطبيقات والكتب التي يمكن أن تساعدك في تخطيط وتنظيم أولوياتك وإدارة الوقت. ابحث وتعلم، وجرب الأساليب المختلفة لترتيب أولوياتك، وابدأ يومك بحماس وانهيه بإنجازات مهمة.
ختامًا سأهديك هذا الاقتباس:
“.Climb the mountain so you can see the world, not so the world can see you”
"لا تتسلق قمم الجبال ليراك العالم، لكن تسلّقها لكي ترى أنت العالم"
David McCullough Jr
